PRINCE2 (15) Management (17) Projektové řízení (17)

Autor: Aleš Pilný

Víte jak problémy v projektech řeší metodika PRINCE2?

Je to tak, problémy na projektech jsou všude kolem nás. Nejčastějším důsledkem je zpoždění, které jde ruku v ruce s vyššími náklady. Statistiky jsou alarmující a mluví za vše. Navíc "osvědčený styl" jak se projekty řídili před 10 lety dnešním nárokům absolutně nestačí.

prince2 projektove rizeni problemy

Projektový manažer musí být schopen nejenom řešit vzniklé incidenty a problémy, ale především chybám předcházet. K řízení projektů a projektových úkolů dnes existují výkonné nástroje i aplikace. Co za vás ale žádný software nevyřeší, je metodika řízení projektů a návyky, kterými se řídí úspěšní manažeři. Vzestup PRINCE2 je jasným signálem projektové revoluce v komerčním sektoru, i veřejné správě.

 

Problémy v projektech podle PRINCE2

Hlavní příčiny neúspěšných projektů jsou v metodice PRINCE2 podrobně zdokumentovány včetně best practice - tipů a triků jak je řešit. 
Je velmi důležité, aby projektový manažer jasně rozumněl účelu projektu, měl konpetence a zdroje k tomu, aby splnil cíle projektu. V metodice existuje 6 proměnných, které ovlivňují projekty
  • benefity (očekávání)
  • rozpočet, resp. náklady
  • scope, resp. rozsah projektu
  • kvalita produktu, nebo služby
  • časový harmonogram, plán projektu 

Jistě existují i další zabijáci projektu, ale tento seznam obsahuje nejvíce zákeřné a pro projekt i smrtelné faktory:

#1. Problém v projektu: špatné plánování

V rámci projektu se manažeři často dostávají do problémů tím, že se této klíčové aktivitě věnují málo, nebo vůbec. A nebo nepochopili, kterým prvkům projektového plánování je nutné věnovat pozornost a musí být součástí komplexního harmonogramu.

Plán by měl obsahovat strategii "jak na to" napříč celým životním cyklem projektu. Dalším problémem je to, že plán obsahuje pouze úkoly, možná dílčí aktivity, ale už neřeší požadované výstupy, způsob řízení projektu a reporting a kontrolní etapy projektu.

Vzor Plánování projektu

#2. Problém: nedostatečná specifikace cíle projektu

Velice často se stává, že projektu chybí jasně definovaný cíl. Tím se vytrácí smysl projektu, kterým je právě úspěšná realizace plánovaných cílů. Cílem může být

  • plánovaná změna
  • produkt, který má být vyroben
  • služba, která má být realizována

Jak připravit cíle projektu

#3. Problém: nejasný scope projektu

Rozsah (scope) projektu lze definovat jako součet produktů, služeb a dalších zdrojů, které jsou vstupy do projektu. Scope je nutné definovat a schválit. Ztráta kontroly nad rozsahem projektu je příčinou problémů v projektovém plánu, což v konečném důsledku znamená překročení harmonogramu a tím i rozpočtu.

Jak definovat scope projektu

#4. Problém: nereálný rozpočet

Nejčastěji tento problém vzniká u managementu. Nastaví a schválí rozpočet, aniž by plně pochopil jaké zdroje projekt pro úspěšnou realizaci potřebuje. Projektového manažera staví do řízení projektu s nedostatečnými prostředky, tedy na úkor kvality, harmonogramu, rizik atd.. S tím může pomoci i WorkPackage.

Podklad pro rozpočet

#5. Problém: nedostatečné zdroje

I přesto, že management chápe velikost a rozsah projektu, velmi často opomíjí zajištění zdrojů (lidé, služby, zboží, materiál, nástroje a další vybavení). Tyto omezení mají negativní vliv na celý projektový tým. Např.: projekt je mnohem větší a náročnější, než se předpokládalo. Chybí další lidské zdroje a není tak možné dokončit projekt včas (další příklad nejasného rozsahu).

Projektový plán

#6. Problém: nedostatečné řízení rizik

Řízení rizik je kontinuální činnost v celém životním cyklu projektu. Prvním krokem, by vždy měla být identifikace všech známých rizik a vypracování krizových scénářů. Za řízení rizik nemusí (dokonce neměl by) odpovídat pouze projektový manažer, ale i další členové týmu v závislosti na jejich roli, zanlostech prostředí projektu a odpovědnosti.

Řízení rizik v projektu

#7. Problém: Projekt to (ne)vyřeší! Skutečně?

Viděli jsme spousty projektů, které se spustili (a nedokončili). Top management se často snaží řešit problémy projektem, aniž by si nejprve ověřil zda existuje rozumná rovnováha mezi náklady, přínosy a riziky. 

Zdůvodnění projektu

#8. Problém: špatná komunikace v projektu

Tento problém obvykle vzniká tak, že projektový tým a management nerozumí vzájemně svým rolím, nebo odpovědnosti. V důsledku tohoto nepochopení nikdo neví, co se od něj očekává a jaké má pravomoci.

Řízení komunikace

#9. Problém: nedostatečná kontrola vývoje projektu

Project Management Lifecycle, neboli životní cyklus projektu definuje progres v každé etapě.Pokud projektový manažer nemá v ruce realistický projektový plán, nemůže mít nad projektem žádnou kontrolu. Vývoj projektu je nutné porovnávat s plánem tak, aby bylo možné činit nápravná a preventivní opatření. Bez kontroly vývoje projektu skončí zcela jistě jinak, než bylo v zadání.

PRINCE2 šablony

#10. Problém: nekončící projekt

V projektech obvykle dochází k častým a neřízeným změnám - od menších, až po zásadní, které zcela mění podstatu projektu. Všechny změny by měli projít nejprve schválením ze strany realizace, harmonogramu a rozpočtu. Následně až akceptací.

Jak ukončit projekt

Metodika PRINCE2

vychází z best practice ověřených v praxi

Tento projektový standard vznikl na základě studií velkých i malých projektů, napříč obory. Přestože každý projekt je něčím specifický, v základu mají všechny společný průnik. Tento framework - tedy projektová metodika slouží jako flexibilní manuál doporučených postupů pro projektového manažera. Metodika prošla v posledních letech mnoha vylepšeními, splňuje nároky na řízení projektů, které jsou od moderního manažera vyžadovány. Řešíte na projektech podobné problémy?

  • Navštivte kurz PRINCE2 Intro - manažerský úvod do projektového řízení
  • Nebo rovnou přijďte na 3 denní certifikovaný kurz PRINCE2 Foundation v češtině
  • V neposlední řadě si stáhněte projektové šablony, a další manažerské dokumenty (zdarma pro absolventy PRINCE2 školení)
Líbí se? Sdílej a pošli dál...

Zobrazit všechny aktuality

Seznam štítků

Certifikace (17) Management (17) Projektové řízení (17) IT Governance (15) PRINCE2 (15) Řízení rizik (13) Informační bezpečnost (9) Security (6) Programové řízení (6) Tip (5) Enterprise Architektura (4) ITIL (3) TOGAF (2) MoR (1) MSP (1) Soft-Skills (1)

Nejčtenější

Nejnovější články

Informace k jednotlivým certifikacím

Nejbližší termíny školení

Najdete nás na facebooku

*

Položky označené * jsou povinné.

Komentáře