Co je projektové řízení

Nástroj pro efektivní a účinné řízení změn

PRINCE2 definuje projekt jako "dočasné prostředí", které bylo vytvořené za účelem realizace jednoho nebo více produktů tak, jak je definováno v Business Case (Obchodním případu). Projekt je charakteristický tím, že má začátek, konec a jasně definované parametry: harmonogram, rozpočet, kvalitu, výstup.

Projektové řízení může použít kdokoliv a kdekoliv. Bez rozdílu segmentu, oblasti, velikosti či geografickému postavení organizace. Řízení projektů dává každé organizaci sílu transformovat vize a plány do reálných podob a posilovat tak vlastní konkurenceschopnost. Každý projekt má předem stanovený začátek a finální stav, kterého chceme dosáhnout. Metodika projektového řízení vám pomůže.

Projektové řízení je tedy určeno výhradně pro účely realizace změn. Například upgrade informačního systému, výstavba objektu, marketingová kampaň, výroba produktu, nebo služby. Projekt řeší co, kdy a jak udělat, s jakými zdroji a v jaké kvalitě. Projekt se od běžných (provozních činností liší

  • cílem projektu je realizace změn
  • projekt je vždy dočasný, má začátek i konec
  • každý projekt je unikátní tím, co uživatelům přináší
  • oproti operativním činnostem je projekt mnohem více rizikový; nejde o každodenní činnosti, procesy, které jsou v organizace zaběhnuté; práce na projektu vyžaduje manažerské schopnosti, skvělé plánování a řízení

 

PRINCE2 v ČR i ve světě.

Je nejžádanější metodikou řízení projektů!

Ve více než 200 zemí světa a tento počet stále roste. Organizace i projektoví manažeři na celém světě si projektové řízení podle PRINCE2 oblíbili především proto, že se jedná o metodiku obecnou, kterou lze užít na jakýkoliv projekt bez ohledu na rozsah, typ, organizaci, místo a kulturu.

PRINCE2 v sobě zahrnuje soubor principů, témat a procesů. Díky tomu si přizpůsobíte projekt podle aktuálních požadavků a prostředí. Procesní model projektového řízení PRINCE2, vás naučí v celém životním cyklu projekty plánovat, řídit, dokončit a úspěšně předat. Jak a čím pomáhá PRINCE2:

  • Je flexibilní napříč projektem
  • Manažersky kontroluje odchylky od plánu
  • Strukturovaně organizuje projekt od počátku do konce
  • Standardizuje terminologii, zjednodušuje komunikaci na projektu
  • Zainteresuje management, ale i ostatní role na projektu tam kde je třeba

7
klíčových prvků metodiky PRINCE2
Osvojte si vysoce efektivní tipy projektového řízení: Principy + Témata + Procesy

7 Principů

Jak úspěšně řídit projekty.
Představuje 7 efektivních návyků, které využívají všichni úspěšní projekt manažeři. Tyto principy zahrnují řízení „po etapách“ a „přizpůsobení“ styluřízení projektu tak, aby byla zohledněna jeho komplexnost.

7 Procesů

Tvoří základ harmonogramu.
Komplexní sada procesů metodiky PRINCE2 zahrnuje etapy v celém životním cyklu projektu od zahájení, přes plánování až po ukončení projektu. Vše je pečlivě zabaleno jako doporučení metodiky PRINCE2.

7 Témat

Základní přístupy PRINCE2.
Mezi hlavní Témata patří například Řízení rizik, nebo Obchodní případ, který definuje odůvodnění projektu. Ten je důležitý, představuje referenční bod, který srovnává výsledky projektu s obchodními cíly a strategickými plány.

PRINCE2 Principes

7 Principů metodiky PRINCE2

Vás naučí využívat předchozí zkušenosti  doporučené postupy “best practice” - tedy nejlepší, osvědčené praxe.

Zkušenosti, které ovlivnili váš projekt v minulosti mohou být pozitivní i negativní. Metodika PRINCE2 se snaží využít jak ty dobré, tak i špatné. PRINCIPY nám shrnují zkušenosti všech, kteří jsou zainteresovaní do projektu. Metodika akceptuje, že ne všechno může být v reálné praxi striktně předepsáno, nebo dokonce aplikováno. 7 PRINCIPŮ obsahuje

# 1.    Zaměření se na produkt (focus on products) Co má být výstupem projektu a v jaké kvalitě? Ať již jde o produkt, nebo službu – metodika pomáhá realizovat jen takové kroky, které jednoznačně vedou k cíli projektu.

# 2.    Učení se ze zkušeností (learn from experience) Metodika vám pomáhá stále se zlepšovat v dovednostech projektového řízení na základě uplatňování zkušeností z předešlých projektů.

 # 3.    Řízení dle výjímek (manage by exception) Definuje tolerance a povolené odchylky projektu od plánovaného cíle. V praxi vás tato zásada ochrání před nekvalitně realizovaným projektem.

# 4.    Přizpůsobení se projektovému prostředí (tailored to suit the project environment) Pravděpodobně nejsilnější argument, proč využívat flexibilní metodiku PRINCE2. Vyhovuje velkým i malým projektům, v různých prostředích, různé komplexnosti a důležitosti.

# 5.    Kontinuální  obchodní zdůvodnění projektu (continued business justification) Každý projekt řízený podle metodiky PRINCE2 má mít své opodstatnění v businessu. Pokud neexistuje opodstatnění, projekt je ukončen.

# 6.    Řízení dle etap (manage by stages): Životní cyklus projektu má své etapy. Metodika PRINCE2 nejlépe definuje jak projekt plánovat, monitorovat a kontrolovat na základě těchto etap.

 # 7.    Definice rolí a odpovědností (defined roles and responsibilities) Úspěch projektu závisí na tom, že každý má jasno o své roli. Jedině tak můžete propojovat obchodní zájmy, cíle projektu s uživateli, dodavateli a dalšími zainteresovanými stranami. S metodikou PRINCE2 máte vždy jasně definovanou organizační strukturu, role i odpovědnosti.
PRINCE2 Process

7 Procesů metodiky PRINCE2

Základem PRINCE2® je procesní model. Procesy představují 7 aktivit, jejichž cílem je plánování, řízení a ukončení projektu.

Procesy PRINCE2 se skládají z aktivit strukturovaných tak, aby bylo dosaženo konkrétních cílů. Úspěšné projektové řízení je založené na 7 procesech, které jsou klíčovou součástí efektivního řízení projektu. Procesy zajistí chronologické, systematické řízení projektu v jeho celém životním cyklu.

# 1.    Zahájení projektu (starting up project) 60% chyb v rámci projektu má příčinu v  přípravě. Naučíte se správně vyhodnotit, zda je projekt životaschopný a realizovatelný. Existují 2 hlavní produkty, které jsou výstupem: Project Brief a Plan.

# 2.    Nastavení projektu (initiating a project)  PRINCE2® projekt definuje kritéria pro zvládnutí 6 základních aspektů projektové výkonnosti: čas, náklady, kvalita, rozsah, rizika a přínosy.

# 3.    Směřování projektu (directing a project) Jak na projektové řízení v celém životním cyklu projektu? Směřování projektu se soustředí na rozhodování, odpovědnosti a delegování.

# 4.    Kontrola Etapy (controlling stage) Jak úspěšně zvládnout realizaci etapy projektu, reportovat a revidovat odchylky od plánu. Proces popisuje aktivity Project Managera v každá fázi projektu včetně autorizace, revize a reportingu.

# 5.    Řízení přechodu mezi Etapami (managing stage boundaries)  profesionální manažer poskytuje nadřízeným relevantní informace o projektu, dosavadní úspěšnosti a dalších plánů, vč. řízení rizik.

# 6.    Řízení dodávky produktu (managing product delivery) propojuje role v rámci projektu a definuje jednotlivé činnosti, které jsou podstatné pro realizaci. Proces popisuje úkoly,  povinnosti a cíle Team Managera.

# 7.    Ukončení projektu (Closing a Project) jak na předávací, či akceptační protokoly před ukončením? CP zahrnuje veškeré aktivity potřebné k řádnému ukončení a předání projektu. Tento sedmý proces není jen o tom, jak ukončit a předat splněný cíl projektu (popsaných v Project Initiation dokumentaci). Projektový manažer také reportuje budoucí benefity, rizika a požadavky na správu.

PRINCE2 Process

7 Témat metodiky PRINCE2

Theme představují oblasti projektu, které řešíte v celém životním cyklu. Všech 7 témat je integrováno do každého ze 7 procesů.

Témata jsou skvělým pomocníkem, který vás bude provázet celým procesem projektu. Jak připravit schvalovací plán, akceptační protokol, nebo report z etapy projektu? 7 Témat se zaměřuje na klíčové indikátory, které musí projektový manažer měřit, řídit a vyhodnocovat kontinuálně v rámci všech životních cyklů projektu.

# 1.    Obchodní případ (business case) Argumenty, proč projekt realizovat. Zaměřuje se na náklady, přínosy, rizika a časový plán. Také je posuzována realizovatelnost projektu. Obchodní případ je klíčovým dokumentem, který umožňuje řídit náklady, rizika a očekávané přínosy projektu.

# 2.    Organizace (organisation) napomáhá projektovému manažerovi definovat a nastavit ideální strukturu rolí a odpovědností s jasnou definicí delegování a eskalace. To zahrnuje nejen projektový tým, resp. manažery projektu, ale také dodavatele a uživatele.

# 3.    Kvalita (quality) Souhrn vlastností, nebo stanovených charakteristik produktu, osoby, procesů, služby a/nebo systému, které mají společně schopnost prokázat, že produkt splňuje očekávání, uspokojuje dané potřeby, požadavky a specifikaci.

# 4.    Plán (plans) Je páteří každého projektu. Obsahuje podrobný návrh pro vytvoření plánu,  definuje co, kdy, jak a kým bude realizováno. Metodika PRINCE2 uplatňuje 5 druhů plánů: Projektový Plán, Plán Etapy, Týmový Plán, Plán Realizace Výjimky a Plán Revize Přínosů.

# 5.    Rizika (risk) Riziko lze definovat jako nejistou událost nebo soubor událostí, které pokud nastanou, budou mít dopad na dosažené cílů projektu. Riziko je měřeno kombinací pravděpodobnosti uvědomění si hrozby nebo příležitosti a závažnosti jeho dopadu na cíle.

# 6.    Změna (change) V každému projektu může nastat požadavek na změnu: uživatel si přeje změnit / upravit požadavky. Neočekávané změny znamenají úpravy. PRINCE2 obsahuje metodický postup řízení změn při zachování stability a bezpečnosti projektu.

# 7.    Vývoj (progress) Téma Progress usnadňuje projektovým manažerům vyhodnocení skutečného průběhu projektu proti tomu, co bylo plánováno. PRINCE2 k tomu využívá Plány (které definují očekávání) vs. zdroje, náklady, čas a další reporty z etap projektu.  Monitorováním informací zachycených ve zprávách proti očekávání je projekt manager schopen minimalizovat rozdíly mezi předpokládaným a skutečným pokrokem.

 Role a odpovědnosti podle PRINCE2

Úspěšné projektové řízení není jen o roli projektového manažera. Velké i malé projekty mohou mít celou řadu dalších rolí, nebo zainteresovaných stran.

project manager prince2
Project Manager.

Projektový manažer (Project Manager) je klíčovou rolí i autoritou v rámci projektu, přestože nemá nejvyšší postavení.

Zodpovídá, deleguje a reportuje aktivity i úkoly v takovém rozsahu pravomocí, které získá od Projektového výboru (Project Board).

project support
Project Support.

Projektový dohled (Project Support) je volitelná funkce, která v rámci projektu nemusí nutně být, ale v některých případech je cenným pomocníkem.

Tuto funkci lze delegovat na projektového manažera. Vždy závisí na odbornosti, velikosti a požadavcích projektu.

project assurance prince2
Project Assurance.

Projektový dohled (Project Assurance) řeší a garantuje závazky dodavatelů, uživatelů a managementu.

Project Assurance musí být nezávislý na roli Projektového manažera. Proč? Projektový dohled nemůže z podstaty své funkce delegovat aktivity na projektového manažera.

project board prince2
Project Board.

Projektový výbor (Project Board) je odpovědný za exekutivní, nebo programové řízení, které je důležité pro strategický rozhodnutí na úrovni cílů projektů. Komunikuje s projektovým týmem a klientem (stakeholderem) projektu.

executive prince2
Executive.

Sponzor projektu (Executive) je zodpovědný za projekt v celém životním cyklu. Garantuje, že projekt bude realizován podle schváleného finančního plánu, propojuje požadavky uživatelů, investorů a dodavatelů.

team manager
Team Manager.

Týmový manažer (Team Manager) garantuje výrobu – dodání produktů v takové kvalitě, harmonogramu a rozpočtu v jakém to požaduje Projektový manažer (kterému se mj. zodpovídá a reportuje).

senior supplier
Senior Supplier.

Hlavní dodavatel (Senior Supplier) zastupuje zainteresované strany zodpovědné za návrh, vývoj a implementaci projektu / produktu. Zopovídá za kvalitu ze strany dodavatelů a za technickou integritu / kompatibilitu projektu.

Čím je projekt komplexnější, tím více může být Senior Suppliers v rámci jednoho projektu. Vzhledem ke specializacím, požadovaným odborným znalostem s ohledem na rozmanitost dodavatelů..

senior user prince2
Senior User.

Hlavní uživatel (Senior User) je zodpovědný za specifikaci uživatelských požadavků v rámci realizovaného projektu. Kontroluje zda finální řešení splňuje uživatelské nároky a požadavky odpovídají zadání z pohledu kvality, funkcionalit a uživatelské přístupnosti.

Větší a komplexnější projekty mohou mít v roli Senior Usera i více manažerů. Hlavní uživatel i po ukončení projektu dál zastupuje požadavky na úrovni, programového či uživatelského rozhraní.

change authority
Change Autority.

Změnová komise (Change Autority). Projektový výbor může delegovat pravomoce potřebné pro změnové plány, žádosti o změnu a další vyjímky na samostatnou skupinu, nebo jednotlivce, kterým je Change Autority.

Projektový manažer může převzít některé pravomoce a kompetence od Změnové komise, což může usnadnit realizaci projektu (např. například Work Packages).

 

Kdo vlastnil, vlastní a rozvíjí projektovou metodiku PRINCE2?

Office of Government Commerce (dříve).

Zakladatel metodiky, původní držitel certifikačního schema. Za jejím vznikem (rok 1996) stojí reformní rozvojová skupina veřejné správy Velké Británie: Cabinet Office (Úřad vlády), resp. její podřízená organizace OGC (Office of Government Commerce) ve spolupráci s další organizací APMG - International, která je jedním z Examination Institutů pro org. Axelos.

Licenční práva a duševní vlastnictví byla v kompetenci OGC celých 18 let. Od roku 2014 je držitelem výhradních práv nově vzniklá skupina AXELOS.

Axelos nyní intenzivně rozvíjí PRINCE2.

Organizace vytvořená v trojkoalici společně Úřadem vlády (Cabinet Office) jménem Jejího Veličenstva (HMG - Her Majesty's Government) Velké Británie a také spol. Capita plc – největší společnosti na úrovni státní správy, místní samosprávy a soukromého sektoru. Využití metodiky zůstává od počátku bezplatné, PRINCE2 může volně využívat kdokoliv.

Axelos chce pracovat na pravidelné aktualizaci, aby metodika stále odpovídala aktuálním manažerským nárokům na řízení projektů. 

ATO TAYLLORCOX

Jsme Accredited Training Organisation - mezinárodně akreditovanou společností a tento statut jsme získali od Axelos. Máte tak zákuku těch nejlepších školících materiálů v originální - britské kvalitě na výběr v jazycích: čeština, slovenština, angličtina a francouzština. 

To vše pod dohledem trenérů certifikovaných ve Velké Británii. Kurz je zakončený mezinárodně platným certifikátem, který získají všichni absolventi. Hlavní příručka k této metodice se jmenuje Managing Successful Project with PRINCE2 Kniha je v TAYLLORCOX store k dispozici kromě angličtiny a němčiny také v čínštině, polštině, holandštině a španělštině. Česká verze prozatím neexistuje.

PRINCE2, PMI, IPMA

  • PRINCE2 sleduje v každém momentu životaschopnost projektu, eliminujete tak případný neúspěch projektu.
  • IPMA vs. PMI vs. PRINCE2: IPMA není metodika, ale kompetenční rámec. PMI je vhodné do rozsáhlých IT projektů. PRINCE2 lze využít i mimo IT, defacto ja jakýkoliv typ projektu.
  • Pomocí metodiky PRINCE2 jasně definujete role a odpovědnosti, takže každý rozumí tomu, co je jeho role a co se od něj očekává a co může naopak on očekávat od ostatních.
  • Je srozumitelná a přehledná. V kurzech PRINCE2 Foundaton získají absolventi za 3 dny komplexní přehled o projektové metodice. Navazující PRINCE2 Practitioner vysvětluje na konkrétních scénářích jak řešit projektové situace pomocí této metodiky.